Googleドライブを使って捨てていいのかわからないデータを整理しよう

今回は、パソコンの中の大掃除、整理整頓に使えるワザのご紹介です。パソコンの整理整頓をしていると

「あれ?このデータって捨ててよかったっけ?」

というデータがたくさん掘りおこされてきます。(私だけ?)今回ご紹介する方法はこのような「捨てていいのか判断のつかない大事なデータかもしれない予備軍」を完全に処分することなくパソコン内をスッキリできる方法です。ご覧いただいて、もし使えそうであればぜひぜひお試しください。

Google Driveを使う

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今回のデータ整理術ではGoogle Driveを使います。ご存知の方が多いかと思いますが、Google Driveはあらゆるファイルを保存しておくことができるGoogle社のオンラインストレージ。なんと無料で15GBを利用でき、写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、様々なファイルを保管しておくことができます。Googleのアカウントを持っていればだれでも使用することが可能なありがたいサービスです。

今回のデータ管理術の考え方と具体的手順

 

今回のデータ管理術は簡単に言うと捨てていいのかわからないデータ」をGoogle Driveにフォルダを作って保存しておくといった内容。Google Driveに捨てる前の「一時避難のスペースを作る」イメージですね。 仕事をしていると、どうしても今捨てていいのか判断ができないファイルというものが出てきます。

そのようなファイル群は

「いずれ必要になるかもしれないもの」

❷「今進行している仕事がfixするまで捨てることができるか判断できないもの」

❸「資料としてとっておいた方がいいかもしれないもの」

などがそれにあたります。こういった類のファイルはパソコンの中でも行き場に困りやすくなかなか捨てるに捨てられなくなり、知らず知らずに溜まった結果、気がつくとパソコン内の容量を圧迫しているという状態に陥ります。そのためそういったファイルをGoogle Driveの中に作った「一時避難スペース」に入れて保管しておけば、安心してパソコンの中をクリーンにしておけるわけです。

具体的な手順

具体的な手順は下記の通り。Googleのアカウントを作ったら、

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上記のアイコンをクリック。

 

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さらに「ドライブ」をクリックします。

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開いたスペースにドラッグ&ドロップすればそれだけでOK!

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ちなみに僕の場合は下記のように「TRASH_2016」というフォルダを作成し、1年間でできたそのような「捨てていいか判断のつかないファイル」を放り込んでいます。

長期保存 → さらに捨てられないにならないように

この一時避難の方法はとても便利なのですが、一時的に保存したデータを消していいのかわからない → Google Drive内のデータを消すことができない。といった本末転倒の状況にならないようにすることも大切です。

「とりあえず、Driveにいれたからまあいっか!」

という考え方をしていると今度はそのドライブのデータを圧迫するので、僕は一時避難させるデータに消去期限をつけています。例えば、フォルダ名やデータ内の書類にいつ消すのか(=それまでに必要がなければとりあえず消去OK!)というアタリをつけるようにしています。

こうしておけば別の機械にドライブを開いた際に期限にきているファイルを処分するだけでOKになります。こういうデータは消さずに残ってしまうと「消していいのか確認する時間」が必要になってしまいます。そしてその時間はかなりの余計な時間のロスを生んでしまうこともあるので注意が必要なので、ルールをしっかり作っておくことも大切です。

まとめ

今回はGoogle Driveを使ったデータ管理術を紹介しました。Goole Driveは15GBまで使えるといったところが魅力的で、このような使い方もできてとても便利です。このように無料で気軽に使えるストレージサービスを使ってデータの保管をしておけば、安心してパソコンをクリーンに保つことができますね。この方法は無料でしかも手軽に実現できるので、整理整頓に悩むデザイナーさんはぜひ一度お試しください。