めんどくさいPDFの作成を時短化!BatchFileExporterを紹介します

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新人デザイナー
PDF作るのってめんどくさいですよね。確認のために毎日いくつもいくつもPDFを作ってますけどこれってなんとか楽にできる方法ありませんか?

このエントリーではデザイナーが誰もが感じてきた、こんな悩みを解決していきます。

 この記事の内容

・PDFを簡単に作成する方法
・DTP HelperのBatchFileExporterというアプリケーション


デザインワークで修正や校正回数が多くなると面倒なのが確認のためのPDFの作成。仕事によりますが、ページ数が多かったり、見開きごとにデータを作っている場合などはPDFを作ること自体にとても時間を取られてしまいます。

今回はそんなPDF作成の時短化のTIPSです。今回も以前に紹介したcorecaraというサイトで配布しているものからのオススメです。今回は使用するのは

DTP Helper

というアプリケーションを使用します。ちなみにこのDTP HELPERは

・BatchFileExporter
・LinkFileCollector
・ProjectFolderMaker
・HistoryFileDuplicator

という4つのアプリケーションが入っていますが、今回はこの中のBatchFileExporterを使います。

BatchFileExporter

今回使用するBatchFileExporterはイラストレーターのデータをドラッグ&ドロップすることで、PDFやJPEGに書き出し、または自動でプリントアウトができるアプリケーションです。

個別に別れたファイルのPDFの作成やJPEGの書き出し、プリントアウトといったような複数ファイルにまたがる作業は、対象のイラストレーターデータを開いて「ファイルメニューから書き出しまたは印刷」をする必要があるのでとても時間がかかりますよね。

このような複数のファイルにまたがる作業を一括で自動処理できるのがBatchFileExporterです。

具体的にはページ見開きごとにAIデータを作っているような場合(下記のようなデータ構成の場合)

いくつものイラレのデータを開いて変換したり、プリントアウトしたりする必要が発生します。このような時にこのBatchFileExporterを使えば、複数のイラストレーターデーターを簡単にPDFやJPEGに変換、またはプリントアウトができるのです。

BatchFileExporterの使い方

使い方はシンプルでBatchFileExporterを立ち上げ、保存先のファイルをセットし、PDFを書き出すかJPEGを書き出すかプリントアウトをするかの操作を選択(複数選択可能)して、対象になるAIデータをドラッグアンドドロップするだけ。自動的にイラストレーターが立ち上がり、選んだ操作を行ってくれます。

各操作の内容は下記の通り。

PDF書き出し

Adobeアクロバットで設定されているプリセットでPDFファイルを書き出すことができます。バッチファイルエックスポーター上でPDFのプリセットを選ぶことができるので、事前にアクロバット上でPDF書き出しのプリセットを作成しておけば、BatchFileExporter上でそのプリセットを選ぶことができるので、私の場合はデーターを軽くするため画像を低解像度にしたプリセットを作成しよく使用しています。

JPEG書き出し

RGB、72dpi、最高画質の設定のJPEGファイルを書き出すことができます。BatchFileExporter上では書き出すJPEGの倍率(%)を入力することができるので、例えば解像度が高いJPEGデータを作成したい場合は、倍率を高めにJPEGを書き出し、後にPhotoshop上で解像度を調整できます。

3.プリントアウト

各ファイルのプリント設定に従いプリントアウトを行います。選択したaiファイルに設定されているプリント設定でプリントを出すことができます。プリントの部数はBatchFileExporter上で選ぶことが可能です。

BatchFileExporterを実際に使用する

それでは実際にBatchFileExporterを使用している様子をまとめていきます。
使用画面を実際にキャプチャーしていきます。

1.保存先をセット

保存先には常に他のデータが入っていない空のフォルダを選ぶ必要があるので、私の場合は毎回デスクトップに新規のフォルダを作成しそこでデータを処理しています。必要なデータを作って対応してしまえば捨ててしまうようなJPEGやPDFを作っている場合はこの方法で良いかと思います。

2.操作を選択

次に操作を選択し。今回のケースではJPEGを書き出したいのでJPEG書き出しにチェック。さらに対象のファイルを矢印マークの部分にドラッグアンドドロップします。
今回のサンプルでは1つのデータを処理していますが同時に複数のファイルを処理することができます。(複数のファイルを処理すると実行後全てのファイルが処理されます)

今回対象になるaiファイルは上記のデータ。全16ページのカタログデザインのサンプルデータです。全ての準備が完了したら「実行」をクリックします。

3.処理を待つ

後は実行を押せばBatchFileExporterが処理してくれます。

以上で処理が完了。今回はJPEGを選んでいたのでアートボード分のJPEGファイルができました。実行後は指定したからのフォルダにデータが作成されました。

1.BatchFileExporterの操作の注意点

注意すべきところは、このタイミングで他のイラストレーターデータを開いておかないこと。データが開いているとBatchFileExporterは動作できないためエラーが出てしまいます。

また、この処理中はパソコンが使用できなくなります。(私の場合はその間にトイレに行ったり飲み物を取りに行ったり、他の仕事の資料を用意したりしています。)

まとめ

今回は、1日に何度もPDFを作るようなデザイナーにおすすめのアプリ「DTP Helper」の「BatchFileExporter」の紹介でした。これだけ高機能ですがなんと無料で使うことができます。

デザインのチェックや校正で1日に何度も何度もPDFを作っていると「PDFを書き出す時間に時間が取られている」と感じることは結構あります。その無駄な作業を自動化して時間を有効に使えるというのはほんとにありがたいですね。今回のBatchFileExporterも無料で使用できます。

同じような悩みに悩むデザイナーはぜひ一度使ってみてください。めちゃくちゃオススメです。それでは、今回はこのへんで。

ABOUTこの記事をかいた人

現場のグラフィックデザイナーに有用なリアルな技術やスキルアップの方法などを発信しています。 デザイン制作会社に8年→現在は都内にある日用品メーカーのグラフィック系インハウスデザイナーとして7年(総デザイナー歴15年)。そのかたわらフリーでデザインをしています。ラクにできるところはラクに!という時短デザインを推奨しています