メールの返信を定型文化してスピーディに!Clipyのスニペット機能を使おう

メールの返信を定型文化してスピーディに!Clipyのスニペット機能を使おう

今回は、なにげに時間を取られるメールの返信をスピーディにするためのTIPSです。

社内、社外問わず仕事をしているとメールのやりとりってとても多いですよね。そんなやりとりが多くなってしまうメールにかける時間を時短化するというのが今回のエントリーの目的です。

デザイナーは特に営業スタッフと違ってメール慣れしてなかったりするので、メール文章をつくるのに時間をとられたりしますからね。

私の場合は特に社内で多いのですが、

B級デザイナー
これデータ飛ばしたら別に本文いらなくね???

というようなメール、けっこうあります。

そんな時には、以前の記事でご紹介したclipyのスニペット機能が便利です。

コピペした情報を複数クリップボードに保存できる便利アプリClipyをご紹介

コピペした情報を複数のクリップボードに保存!Clipyで作業を時短しよう

2020.10.29

ちなみにスニペットとは

スニペットとは、一般的には「切れ端」「断片」という意味の英語である。IT用語としては、プログラミング言語の中で簡単に切り貼りして再利用できる部分のこと、または、検索エンジンによる検索結果の一部として表示される、Webページの要約文のことである。プログラムを作成する際には、しばしば、頻繁に利用する同じ記述の繰り返しや、微妙な変更を加えるだけで使うことができそうなパターンに遭遇する。そのようなパターンをスニペットとして登録しておくと、一塊のコードを呼び出して貼り付けることで簡単に記述できるようになる。

https://www.weblio.jp/content/%E3%82%B9%E3%83%8B%E3%83%9A%E3%83%83%E3%83%88#:~:text=%E3%82%B9%E3%83%8B%E3%83%9A%E3%83%83%E3%83%88%E3%81%A8%E3%81%AF%E3%80%81%E4%B8%80%E8%88%AC%E7%9A%84,%E6%96%87%E3%81%AE%E3%81%93%E3%81%A8%E3%81%A7%E3%81%82%E3%82%8B%E3%80%82

今回のケースで言うと、メールの文章を定型文化しておく、という感じですね。

clipyを使った定型文化の方法

clipyをお使いのかたをベースに話をすすめさせていただきます。もしこれからであれば、こちらのリンクよりダウンロードください。

メニューバーにあるclipyより、「スニペットを編集」をクリックします。

私の画面は現在は現在このようになっています。日常的なやりとりとブログのショートコードが中心に納まっている感じですね。

それでは具体的にスニペット登録をしていきます。まずは❶「フォルダ追加」をクリックして❷新しいフォルダ名を入力します。今回は返信用のテキストのため「reply」としています。

続いて、❸スニペット追加をクリックします。これで新しいスニペットが作成されるので❹スニペットの名前を入力します。今回はbasicとしています。(下の画面は選択している状態のためグレー表示になっています)。続いて右のスペースに定型文化したい本文を載せます。ここで記載した文章がスニペットを選ぶと呼び出されることになります。

これでスニペットの登録は完了です。

メールを作成する画面で、clipyのメイン画面を呼び出します。メニューバーからでもいいし

ショートカットキーでも呼び出しできます。ショートカットキーでメインのウィンドウを呼び出すと下記の感じ。メールの本文入力画面をアクティブの状態(選択している状態)でスニペットで先ほど登録したreplybasicを選びます。

すると下記のように先ほど登録したbasicの本文が呼び出されます。

これでOK!メールの文章の定型文化ができました。

私の場合は下記のように、依頼を受けた内容の返信には3パターンを用意していて、多少の文章の雰囲気を変えたり、改行位置を調整したりしています。

あまりにも定型文がわかってしまうメールだとちょっと味気ない感じしますからね。このスニペットの文章にひと言添えてなにかいれておく感じがオススメです。

それ以外にも社内の経費精算用メールや、企画書制作時の修正メールなど本文が変わらないものは完全な定型文としてメールを送っています。

まとめ

今回は、メールを定型文化してコミュニケーションを時短化する方法をご紹介しました。メールのやりとりってけっこう時間をとられる上に、普段からメールに親しんでいないデザイナーだとメールの文章を作るのに時間が取られてしまうんですよね。

使い勝手のいい文章ができたときはスニペット化してどんどんストックしておくとメールのやりとりがラクに、スピーディになりますよ。

それでは、今回はこのへんで。

ABOUTこの記事をかいた人

現場のグラフィックデザイナーに有用なリアルな技術やスキルアップの方法などを発信しています。 デザイン制作会社に8年→現在は都内にある日用品メーカーのグラフィック系インハウスデザイナーとして7年(総デザイナー歴15年)。そのかたわらフリーでデザインをしています。ラクにできるところはラクに!という時短デザインを推奨しています