データの重いPDFの送付に困ったら、Adobe Acrobatの共有機能を使おう

新人デザイナー
校正のために毎回PDFを作ってデータを送るのがめんどくさい・・・。なにかいい方法ありませんか?

それ、Acrobat DCで解決します!

さて、今回はデザインデータの送付によく活用するPDFデータの容量が大きい場合も、ファイルのサイズを気にせず担当者と簡単スピーディーにデータの共有ができるよい方法をご紹介します。

Adobe Acrobatの共有機能を使う

今回はAdobe Acrobat DCの共有機能を使います。Acrobat DCはCreative Cloudでイラストレーターやフォトショップを使用していれば使用できるアプリです。というかCreative Cloudを使っていて、PDFを使用していればまあ大体はダウンロードして使っているのではないかと。

PDFデータはIllustoratorやInDesignから簡単に作成することができ、Mac⇄ウィンドウズのようにPC環境が変わる場合でも表示を変えることなく見ることができるため、デザイナーの校正データによく使われています。

これまでの一般的な方法では校正データの確認は

❶illstratorなどのアプリケーションでPDFを作成
❷メールにデータを添付
❸先方のPCで開いて確認を行う

というフローになることが多いかと思います。が、このフローではデータの容量が大きくなりすぎてしまい

❶のメールに添付してデータを送付することができない
❸データ容量が多いため、受け取り側に迷惑がかかる

などの不便や問題点が発生します。

そのため、このように容量が大きいデータを送信する時はfirestrageやtenpuなどのストレージサービスを使用しデータを送ることになるのですが、これも毎回のように使用するとかなりの手間が発生し進行上のストレスになりかねません。

また、データを作る側も、データの容量軽くすることに頭を悩ませなければいけなくなり、その軽量化の作業によって画像の解像度を落とし見た目が悪くなってしまう、というような様々な問題が発生してしまいます。

このような様々な悩みを一手に解決できるのが今回紹介するAdobe Acrobatの共有機能

今回はこの共有機能のメリットと、この機能を使ったデータの送信方法をまとめました。

Adobe Acrobatの共有機能のメリット

Adobe Acrobatの共有機能は、PDF文書を表示したり注釈を追加したりするためのリンクを、他のユーザーと共有することでブラウザで開き閲覧をしたりダウンロードしたり注釈を追加することができる機能です。このリンクされているデータは自身のdocumentcloud.adobe.comにデータが保存されています。

データの共有を受ける側はAdobeのアカウントにログインをする必要がない(AdobeのサービスをつかっていなくてもOK)ため、リンクが記載された電子メールを受け取り、そのリンクをクリックするというシンプルな操作でPDFをひらくことができます。

これまでメールにPDFを添付して開いてもらう、という手間も不要になりますね。

Adobe Acrobatの共有機能のメリット
・受信側はAdobeへのログインは不要
・届いたメールからブラウザで開くだけで文書の表示・ダウンロード・注釈の追加などを行うことができる

Adobe Acrobatの共有機能の使い方

それでは、今回はこちらのPDF使用して手順を紹介していきます。

共有ツールがツールバーの右上隅に表示されます。

この3つのアイコンですね。

このアイコンで共有することができます。3種類ありますが、これは

ファイルへの匿名またはパブリックリンクを共有する

匿名またはパブリックリンクを使用すると、そのリンクをクリックするすべてのユーザーがファイルにアクセスできます。また、パブリックリンクを使用して共有されたファイルについては、詳細なトラッキング情報は利用不可能。


「注釈を許可」スイッチは、デフォルトでオンに。表示用にのための共有するであればスイッチをオフにしましょう。「リンクをコピー」をクリックして、受信者とリンクを共有します。


電子メールに添付

添付ファイルとして共有されたファイルについては、詳細なトラッキング情報は利用不可能。

電子メールで送信ダイアログで、MacユーザーであればMailを選択します。

また、Gmailの場合はドロップダウンリストから「Web メール」を選択し、Gmailを使用する場合は「Gmail を追加」を選択し電子メールアドレスを入力して「OK」をクリック。メッセージが表示されたらパスワードを入力。

それ以外のメールサービスを使用する際は「Web メール」および「その他を追加」を選択して、使用する電子メールアドレスを入力。続いてWeb メールアカウントを追加ダイアログで、電子メールアドレス、パスワード、IMAP、SMTPなどの各種設定を入力して、「追加」をクリック。

「リンクを添付」スイッチは、デフォルトでオンになっています。PDFへの表示専用共有リンクが電子メールの本文に追加されます。リンクの代わりにPDFを添付する場合は、スイッチをクリックしてオフにします。

設定をして次へ、を押すと指定したメーラーが立ち上がりリンク付きのメールを送ることができます。

表示または注釈用のパーソナライズされた依頼メールを送信

個人的にはこの設定がオススメ。「名前」フィールドと「メッセージ」フィールドは、電子メールの送信時に使用するフィールドと同様で、受信者にも同じように表示されます。必要な情報を入力し、「送信」をクリック。受信者にファイルが共有されたことを知らせる電子メールが送信されます。

こちらの設定では他の2つではできない詳細なトラッキング情報を利用可能です。

共有後pdfが開かれると下記のように閲覧したことがAcobatから確認することができます。

 また閲覧されると下記のようにメールが届くのでこちらでも確認することができますね。

受信側の画面

受信者側の画面としてはどのようになっているのでしょうか?

・ファイルへの匿名またはパブリックリンクを共有する
・電子メールに添付する

これらの2つの設定の場合はリンクを開くと下記の画面になります。


・表示または注釈用のパーソナライズされた依頼メールを送信

の設定の場合は下記の画面に。この設定ではメッセージや送信ユーザー、受信ユーザーのアクティビティなどを確認したり受信者を追加する、といった操作もできます。

受信者ができることが多い、という点でも表示または注釈用のパーソナライズされた依頼メールを送信のほうがオススメできます。

まとめ

以上が、PDFの共有機能でした。

私が個人的にこの共有機能を検討し出したのは、とある会社との仕事での修正対応に時間を取られすぎたことがきっかけでした。毎回は小さな修正なのですが、午後ずっと修正対応を迫られ、ちょっとした小出しの文字修正に付き合わされる。(しかも先方都合で急ぎの対応)しかもPDFはデータが大きいため毎回データを軽くする処理をしながらfirestrageにアップ。というデータ送付作業にも時間を取られる。。。

こんなことがずっと続いていたため、その会社の仕事をしている時期には他の仕事ができない、という悩みをなんとか解決したかったのがきっかけでこの機能に出会いました。

修正回数は変わらないのですが、データを軽くする手順とfirestrageへのアップといった時間をカットすることができるようになったので時短化できるようになりました。

もうすっかり、無くてはならない機能ですね。

ということで、PDFまわりの時短化を進めたいデザイナーさんはぜひ使ってみてください。

それでは。