覚えると時短につながる!デザイナーがリアルに使える表計算ソフト

中堅デザイナー
表計算ソフトはデザイナーの時短にも有効です。知ってますか?

今回のエントリーではこのようなデザイナーも使える表計算ソフトとそのテクニックを紹介していきます。

 本記事の内容

・デザイナーが教えるデザインの現場でリアルに使える表計算ソフト


今回はデザイナーも表計算ソフト(エクセル、Googleスプレッドシートなど)を使って時短をしよう、というエントリーです。

グラフィックデザイナーといえばIllustratorやPhotoshopなどがデザイン系のソフトに馴染みがある反面、一般職でマストになる、エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトはなかなか馴染みがないかと思います。

私は、今の仕事はメーカー内のインハウスのグラフィックデザイナーになるのですが、社内からのデータを受け取るときにこれらの表計算ソフトのデータになることが多く、必要に応じて覚えてきました。

はじめは

デザイナー
デザインに関係ないソフトだし、めんど

と思っていたのですが、少しづつ使えるようになってきて実際に活用してみると、支給データを整形したりデータ管理などを行う時に、表計算ソフトがかなり活躍してくれています。

整形・・・ファイル名が整っていないファイルを整える

たとえば、クライアントから支給されるデータがエクセルベースのデータだったとします。その支給データの書式が揃えられておらず、修正や整形が必要なデータの場合(例えばカラーの表記が日本語英語が混在、アルファベットの商品品番に大文字小文字が混在、または全角半角文字が混在など)

1.エクセル(スプレッドシート)上でデータの修正を行う

2.イラストレーター上でデータの修正を行う

2パターンが考えられます。

表計算ソフトに疎いデザイナーは2のパターン一択になってしまうかと思いますが、表計算ソフトに馴染みがあればイラストレーターでの作業前に情報を整形し、その内容を確認した上で作業を進めることでその後のイラストレーター上で発生する修正作業を大幅に軽減することができます。

表計算ソフトでの作業時短事例

それでは、具体的にあった事例を見ていきましょう。

ケース . 1  商品カタログ(120ページ)

商品数が膨大になるページ数が多いカタログ制作場合、イラストレーター上で一つ一つを修正対応していると、ものすごい時間のロスになります。イラストレーターには画像データなども配置されているのでページ数が増えるほどに読み込みの速度も遅くなり、保存速度などの処理速度も遅くなります。

それに対しエクセル(スプレッドシート)上でデータの修正を行ってクライアントに確認をとることができればイラストレーターで組んでからの文字修正が少なくなり作業時間を大幅に短縮することができます。

実例でいうと、以前にカタログ制作でイラストレーター上に配置したあとに80ページ弱分の

❶商品名の全角半角の修正

❷商品名のスペース部分の全角半角の修正

❸商品名の品番アルファベットの大文字小文字の統一

❹商品管理番号の頭に共通で3桁の数字を挿入

という修正が入りました。

エクセル(スプレッドシート)上で修正ができていれば、全てを修正しても1時間もあればおつりが来る程度の修正作業時間だったのですが、当時はあまりエクセル(スプレッドシート)の操作を知らなかったこともあり、そのままイラストレーターで修正作業をすすめるしかなかったため、のちのちの文字修正で社内での校正の時間も含めると丸2日近くの時間が無駄になってしまったことがありました。

確認や校正に際しての人的なコストも含めると、もっと無駄が発生してしまっていた

と思います。

もし、事前にこれらの情報の間違いに気がついてエクセル(スプレッドシート)上で修正と校正を済ませていたらこの時間の無駄は発生しませんでした。

デザイナー
まあ、そのデータを確認もせず送ってくる担当者にも、細かな文字の修正は、ひとまず初稿での確認となっても異論を唱えなかった私にも十分な問題がありましたね

ケース 2 .  社内管理画像のファイル仕分け、リネーム

もう一つの事例として、社内で管理している商品画像の名前、ファイルの命名規則の統一を行うケース。それまでの画像の管理ファイルは命名規則が決まっていなく、下記の例のように自由な名前で運用されていました。

これを統一の書式に変更する作業の中で表計算ソフトが大活躍。関数や正規表現、スクリプトなど私自身もノンプログラマーですが、書式と結果がわかれば、試行錯誤をして使うことはできます。

まとめ

今回はデザイナーも覚えると便利な表計算ソフトに慣れよう、という表計算ソフトの活かしどころを紹介する概要的なエントリーをまとめました。

このように、専門的な使い方を知らなく覚えてもやりたいことをちょっと調べて使えるだけでも作業時間を大幅にカットすることができます。

デザイナーが表計算ソフトはちょっと、、、と食わず嫌いをせずぜひ一度お試しください。