デザイナーが苦手な書類や文章作成をなるべくスムーズにする方法

新人デザイナー
デザイン以外の書類の作成やメールなどの文章の作成が苦手で時間がかかって困ってます。いい方法ありませんか?

今回のエントリーではこんな文書作成や書類作成のお悩みを解決していきます

 本記事の内容

・デザイン業務以外の文章作成や書類作成がスムーズになる方法


デザイナーの苦手な作業の一つに書類作成があります。私も今はメーカー勤務なのでいろんな書類を作る必要があり、あんまり苦手と大きな声では言える立場ではないのですが、人事考課や部署の今年度の取り組みについての書類、社内から社外までいろんな書類、ひいては文章をつくる必要があります・・・

デザイナーって多分こういう書類作成苦手な人多いんですけど、会社員ってこういう文章の作成業務、普通に多いです。

今回は、そんな文章や書類作成が苦手なデザイナーが、書類や文章の作成などをなるべく簡単に、スピーディーに処理する方法をまとめました。

デザイナーが使い勝手のよいオススメの無料時短アプリも紹介していますので、ぜひあわせてお使いください。

なぜ、デザイナーは書類や文章作成が苦手?

なぜデザイナーが文章作成、書類作成が苦手なのでか?それは簡単です。

シンプルに経験が少ない、から。

それに尽きます。営業は日々お客さん、社内に向けて書類や文章を作っています。もちろん、デザイナーだって作りますが、その頻度が圧倒的に少ないです。

ということで、今回ベンチマークに据えて学ぶべきは、やり手営業の書類や文章作成方法。

今回の書類・文章の作成方法は営業にリサーチし、それに合わせてデザイナーが使いやすくアプリを使って処理する、という流れで紹介しています。

それでは、営業から聞いた文書をスムーズに作る方法を下にまとめていきます。

メールは定型文のフォーマットを使う

メール作成には定型文のフォーマットをつかいます。例えば依頼を受けた時の返事、社内への連絡、総務への提出書類の文章など。

とにかく頻繁に使う書類は全て定型文化してしまうことをオススメします。

若手デザイナー
定型文ってなんか、フォーマット感バリバリでやだな

と思う時は、社内メールの場合などは文末にくだけた感じで一本コメントを入れると良いそうです。そしてこの話を聞いた時に

営業マン
あと、そこあんま気にする必要ないっすよ。だってみんなそうしてるから。

とのことです。

 このアプリを併用するとGOOG!

以前の記事で紹介したアプリclipyのスニペット機能を使って定型文のフォーマットを用意します。

メールの返信を定型文化してスピーディに!Clipyのスニペット機能を使おう

メールの返信を定型文化してスピーディに!Clipyのスニペット機能を使おう

2020.11.27

これで、頻繁に作る書類は全て定型文化しておくと呼び出してすぐ使えます。

社内提出種類は前回作成分をベースに作る

社内に提出する書類は前回作成分をベースに別名保存で作ります。

なぜなら発注書や、経費精算、人事考課など、たいていの作成書類は前回データと比較した方が作りやすいから。たいていの書類は前回分の数値や文章を参考にできまるものです。

 このアプリを併用するとGOOG!

作成した書類はGoogleドライブやDropboxなどに入れていつでもどこでも呼び出せるようにしておくとラクです。

社内書類社外書類などにフォルダ分けして管理しておくと良いでしょう。

メールの文章はスキマ時間に作成、処理

メールは受けてすぐ返す必要がないものは、仕事と仕事の間や集中が途切れたときなどスキマ時間に処理します。

パソコンに限らずスマホでもメールを送れるようにしておくと、移動時などにもメール対応ができて便利です。メール作成は、実はけっこう時間を食う性質の作業なので、定型文を使ったり移動の間に処理したりして自分のメインの仕事にフルコミットできるように工夫しましょう。

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iPhoneユーザーへのオススメ方法ですが、Mac標準のメモアプリが文章作成に便利。icloudに連携しておけば、MacとiPhoneを連携できるので、移動時間にiPhoneでメール文章をメモアプリで作って、後でMacで最終チェックをして送る、というようなステップで文章作成をすることができます。

Macのメモアプリは標準の機能にはなるのですが、かなりシンプルで使い勝手がバツグンです。

以上がデザイナー向けの文章作成オススメ方法でした。営業スタッフのやり方をならいつつ、なるべく時間を短縮して仕事をしていきましょう。