デザイナーが苦手な書類や文章作成をなるべくスムーズにする方法

ルーキーくん
デザイン以外の書類の作成やメールなどの文章の作成が苦手で時間がかかって困ってます。いい方法ありませんか?

今回のエントリーではこんな文書作成や書類作成のお悩みを解決していきます。

この記事の内容
・デザイン業務以外の文章作成や書類作成がスムーズになる方法

こんなデザイナーが記事を書いています

papapapa is


デザイナーの苦手な作業の一つに書類作成があります。私も今はメーカー勤務なので、社内外ともにいろんな書類を作る必要があります。まあ立場上あんまり苦手と大きな声では言えないのですが、人事関係や部署の取り組みについての書類、社内から社外までいろんな書類、ひいては文章をつくる必要があり、正直あまり得意なジャンルではないんですよね。

デザイナーって多分こういう書類の作成が苦手な人が多いかと思うのですが、会社員ってこういう文章の作成業務、普通に多いです。

今回は、そんな文章や書類作成が苦手なデザイナーが、書類や文書作成などをなるべく簡単、スピーディーに処理する方法をまとめました。

デザイナーが使い勝手のよいオススメの無料時短アプリも紹介しています。ぜひあわせてお使いください。

なぜ、デザイナーは書類や文章作成が苦手?

なぜデザイナーが文章作成、書類作成が苦手なのか?

それは簡単です。

シンプルに経験が少ない、から。

それに尽きますね。営業は日々お客さん、社内に向けて書類や文章を作っています。もちろん、デザイナーだって作りますが、その頻度が圧倒的に少ないのです。

ということで、今回ベンチマークにして学ぶべきは、やり手営業の書類や文章作成方法。

今回の書類・文章の作成方法は営業にリサーチし、それに合わせてデザイナーが使いやすくアプリを使って処理するという流れで紹介しています。

それでは、営業から聞いた文書作成方法を下にまとめていきましょう。

メールは定型文のフォーマットを使う

メール作成には定型文のフォーマットをつかいます。例えば依頼を受けた時の返事、社内への連絡、総務への提出書類の文章など。

とにかく頻繁に使う書類は全て定型文化してしまうことをオススメします。

ルーキーくん
定型文ってなんか、フォーマット感バリバリでやだな

と思う人は、社内メールの場合などは文末にくだけた感じで一本コメントを入れると良いそう。そしてこの話を聞いた時に

営業マン
あと、そこあんま気にする必要ないっすよ。だってみんなそうしてるから。

とのことでした。

このアプリを併用するとGOOG!

以前の記事で紹介したアプリclipyのスニペット機能を使って定型文のフォーマットを用意します。

メールの返信を定型文化してスピーディに!Clipyのスニペット機能を使おう

メールの返信を定型文化してスピーディに!Clipyのスニペット機能を使おう

2020.11.27

これで、頻繁に作る書類は全て定型文化しておくと呼び出してすぐ使えるようになります。

社内提出種類は前回作成分をベースに作る

社内に提出する書類は前回作成分をベースに別名保存で作ります。

なぜなら発注書や、経費精算、人事考課などたいていの作成書類は前回データと比較した方が作りやすいから。たいていの書類は前回分の数値や文章を参考にできるもの。

このアプリを併用するとGOOG!

作成した書類はGoogleドライブやDropboxなどに入れていつでもどこでも呼び出せるようにしておくとラクです。

社内書類社外書類などフォルダ分けして管理しておくと良いでしょう。

メールの文章はスキマ時間に作成、処理

メールは受けてすぐ返す必要がないものは、仕事と仕事の間や集中が途切れたときなどスキマ時間に処理します。

パソコンに限らずスマホでもメールを送れるようにしておくと、移動時などにもメール対応ができて便利。メール作成は、実はけっこう時間をとられる作業なので、定型文を使ったり移動の間に処理したりして自分のメインの仕事にフルコミットできるように工夫しましょう。

このアプリを併用するとGOOG!

iPhoneユーザーへのオススメ方法ですが、Mac標準のメモアプリが文章作成に便利。iCloudに連携しておけば、MacとiPhoneを連携できるので、移動時間にiPhoneでメール文章をメモアプリで作って、後でMacで最終チェックをして送るというようなステップで文章作成をするとスムーズです。

Macのメモアプリは標準の機能ですが、かなりシンプルで使い勝手がバツグンです。

以上がデザイナー向けの文章作成オススメ方法でした。営業スタッフのやり方をみならいつつ、なるべく時間を短縮して仕事をしていきたいものですね。

それでは、今回はこのへんで。

ABOUTこの記事をかいた人

現場のグラフィックデザイナーに有用なリアルな技術やスキルアップの方法などを発信しています。 デザイン制作会社に8年→現在は都内にある日用品メーカーのグラフィック系インハウスデザイナーとして7年(総デザイナー歴15年)。そのかたわらフリーでデザインをしています。ラクにできるところはラクに!という時短デザインを推奨しています